Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf rex-logistics.de. Die Website verzichtet bewusst auf Tracking, Analyse-Werkzeuge, Werbung und eingebettete Inhalte von Drittanbietern. Schriften und Bilder liegen auf unserem eigenen Server – beim Aufruf werden keine Daten an Google, Unsplash oder soziale Netzwerke übertragen.

1. Verantwortlicher

Rex Logistics & Services UG (haftungsbeschränkt)
Breslauer Straße 2b, 23617 Stockelsdorf
Geschäftsführer: Justin Philipp Heuer, Emil Zschocke
E-Mail: [email protected] · Telefon: +49 171 5290469

RexCom und Rex Logistics sind Marken der Rex Logistics & Services UG (haftungsbeschränkt). Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und daher nicht benannt.

2. Hosting, Auslieferung und Verschlüsselung

Die Website läuft auf einem eigenen Server der Rex Logistics & Services UG in Deutschland. Die Verbindung wird per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Für die Auslieferung und zum Schutz vor Angriffen nutzen wir das Netzwerk von Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten (z. B. aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, Browser) über Server von Cloudflare geleitet, auch außerhalb der EU. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich EU-Standardvertragsklauseln. Cloudflare verschleiert außerdem E-Mail-Adressen auf unseren Seiten vor Spam-Programmen; dafür wird ein kleines Skript von unserer eigenen Adresse geladen, es setzt keine Cookies. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Server-Logdateien

Beim Aufruf der Website speichert unser Server automatisch technische Informationen: IP-Adresse bzw. Adresse des vorgeschalteten Cloudflare-Servers, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Die Daten dienen ausschließlich der Sicherheit und Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

4. Anfrageformular und Kontakt

Wenn Sie eine Überführung anfragen oder uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer, Abhol- und Zielort, Wunschtermin, Fahrzeugdaten, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und ein Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Formularanfragen werden auf unserem Server gespeichert und nach 180 Tagen automatisch gelöscht, sofern kein Auftrag zustande kommt. Benachrichtigungen und Eingangsbestätigungen versenden wir über unseren E-Mail-Anbieter STRATO GmbH (Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin), mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir eine nicht rückrechenbare Kennung (Hash) Ihrer IP-Adresse für höchstens 24 Stunden. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeitet zusätzlich WhatsApp Ireland Ltd. (Meta) Ihre Daten nach deren Datenschutzbestimmungen; nutzen Sie dafür bei Bedenken bitte Telefon oder E-Mail.

5. Preisrechner und Online-Auftrag

Für den Festpreis übermittelt Ihr Browser die Postleitzahlen bzw. Ortsnamen von Abhol- und Zielort, die Fahrzeugklasse, die Antriebsart, die Anzahl der Fahrzeuge, den Wunschtermin und gewählte Zusatzleistungen an unseren Server. Die Entfernung berechnen wir dort mit einer eigenen Postleitzahlen-Datenbank (Daten von GeoNames, Lizenz CC BY 4.0) – es werden dabei keine Daten an Karten- oder Routendienste übertragen. Solange Sie nicht beauftragen, speichern wir diese Angaben nicht.

Wenn Sie einen Online-Auftrag abschicken, speichern wir zusätzlich Ihre Kundenart (privat oder geschäftlich), Name, ggf. Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Abhol- und Zieladresse, Fahrzeug, Kennzeichen oder FIN (freiwillig), Zulassungsart, Ihre Hinweise, den berechneten Preis sowie Ihre Erklärungen zu AGB und ggf. zum vorzeitigen Beginn der Leistung. Wir nutzen diese Daten, um den Auftrag zu prüfen, ihn zu bestätigen oder ein geändertes Angebot zu machen und die Überführung durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Über einen persönlichen Link, den nur Sie erhalten, können Sie den Stand Ihres Auftrags abrufen. E-Mails versenden wir über STRATO (siehe Abschnitt 4). Nicht bestätigte oder abgelehnte Aufträge löschen wir nach 180 Tagen, bestätigte nach drei Jahren; gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen bleiben unberührt. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir eine nicht rückrechenbare Kennung (Hash) Ihrer IP-Adresse für höchstens 24 Stunden.

6. Geschäftskunden-Portal

Für Geschäftskunden (z. B. Autohäuser, Leasinggesellschaften, Flotten) betreiben wir unter rex-logistics.de/kunden/ ein Portal mit Firmenzugängen. Dort können die Nutzer einer Firma Überführungen zu den mit ihr vereinbarten Konditionen beauftragen, Sammelaufträge als Datei hochladen und den Stand, die Fotos der Sendungsverfolgung und die Rechnungen der Aufträge ihrer Firma abrufen.

Welche Daten: Zur Firma: Name, Art des Unternehmens, Anschrift, ggf. USt-IdNr., Telefon, E-Mail-Adresse für Rechnungen, die vereinbarten Konditionen (Rabatt, Preissätze, Zahlungsziel) und Voreinstellungen für Aufträge. Zu jedem Nutzer: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Rolle (Admin oder Besteller), Status sowie die Zeitpunkte von Einladung, Freischaltung und letzter Anmeldung. Passwörter speichern wir nur als nicht rückrechenbaren Hash. Bei einer Zugangsanfrage zusätzlich die Angaben aus dem Anfrageformular (Ansprechpartner, ungefähre Anzahl Überführungen pro Monat, Nachricht). Im Adressbuch der Firma: Bezeichnung und Anschrift von Standorten, Ansprechpartner und Telefonnummer vor Ort sowie Hinweise für den Fahrer. Zu Aufträgen: alle Angaben wie beim Online-Auftrag (Abschnitt 5), dazu die Referenz und Kostenstelle der Firma, die Ansprechpartner bei Abholung und Ziel und wer den Auftrag erteilt hat.

Ansprechpartner vor Ort: Namen und Telefonnummern von Ansprechpartnern bei Abholung und Ziel erhalten wir von der beauftragenden Firma. Wir nutzen sie ausschließlich, um die Übergabe abzustimmen. Die Firma informiert diese Personen bitte über die Weitergabe.

Sammelaufträge: Eine hochgeladene Datei (CSV) wird nur gelesen und nicht gespeichert. Die geprüften Zeilen halten wir bis zur Bestätigung durch den Nutzer bereit, höchstens zwei Stunden; danach werden sie gelöscht. Erst mit der Bestätigung entstehen daraus Aufträge.

Wer sieht was: Alle Nutzer einer Firma sehen die Aufträge, das Adressbuch und die Konditionen ihrer Firma; Admins der Firma zusätzlich die E-Mail-Adressen der Nutzer und können Nutzer einladen, sperren und entfernen. Andere Firmen sehen nichts davon. Rechnungen, Fotos und Zustandsberichte liefern wir nur an angemeldete Nutzer der jeweiligen Firma aus.

Anmeldung und Sicherheit: Zugänge entstehen nur über eine Einladung oder eine bestätigte Zugangsanfrage. Links in Einladungs-, Bestätigungs- und Passwort-Mails sind zufällig, nur einmal verwendbar und 72 Stunden (Einladung, Bestätigung) bzw. 2 Stunden (Passwort zurücksetzen) gültig; wir speichern sie nur als Prüfsumme. Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. zu vielen Anmeldeversuchen) speichern wir eine nicht rückrechenbare Kennung (Hash) Ihrer IP-Adresse für höchstens 24 Stunden. E-Mails (Einladung, Bestätigung, Eingangs- und Auftragsbestätigung) versenden wir über STRATO (siehe Abschnitt 4).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen mit der Firma) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse und das der Firma, ihren Mitarbeitern einen sicheren Zugang zur gemeinsamen Auftragsabwicklung zu geben).

Speicherdauer: Die Anmeldung endet beim Abmelden, beim Schließen des Browsers oder nach 8 Stunden ohne Aktivität, spätestens nach 24 Stunden. Zugangsanfragen ohne bestätigte E-Mail-Adresse löschen wir nach 72 Stunden, abgelehnte Anfragen und nicht angenommene Einladungen nach 30 Tagen. Nutzerzugänge bestehen, bis der Admin der Firma oder wir sie entfernen bzw. die Geschäftsbeziehung endet; Adressbuch-Einträge, bis sie gelöscht werden. Aufträge löschen wir wie beim Online-Auftrag (Abschnitt 5); Rechnungen bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf.

7. Bewerbungen als Fahrer

Bewerbungen über das Formular „Fahrer werden“ verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG): Name, Kontaktdaten, Wohnort, Führerscheinklasse und -datum, gewünschte Beschäftigungsart und Ihre Nachricht. Bewerbungen werden 180 Tage nach Eingang automatisch gelöscht, sofern kein Beschäftigungsverhältnis entsteht.

8. Durchführung von Überführungen

Für beauftragte Überführungen verarbeiten wir die Daten des Auftraggebers sowie der übergebenden und empfangenden Personen (Name, Telefonnummer, Unterschrift im Übergabeprotokoll) und erstellen ein Zustandsprotokoll mit Fotos, Kilometer- und Tankstand des Fahrzeugs. Auf den Fotos ist in der Regel das Kennzeichen zu sehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f DSGVO (Nachweis des Fahrzeugzustands). Protokolle bewahren wir auf, bis mögliche Ansprüche aus der Überführung verjährt sind (in der Regel drei Jahre zum Jahresende), Rechnungen nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (bis zu zehn Jahre).

Sendungsverfolgung: Zu jeder Überführung erhalten Sie einen persönlichen Code-Link, unter dem Sie den Stand sehen: Bezeichnung der Überführung, Ihren Namen, die erledigten Schritte sowie unsere Neuigkeiten und Fotos (z. B. vom Fahrzeugzustand bei Abholung und Übergabe). Diese Angaben sind nur mit dem Code abrufbar, die Fotos werden nicht öffentlich gespeichert und nur zusammen mit einem gültigen Code ausgeliefert. Beim Hochladen verkleinern wir Fotos und entfernen dabei eingebettete Zusatzdaten wie den Aufnahmeort. Auf Wunsch informieren wir Sie per E-Mail über neue Schritte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 30 Tage nach der Zustellung wird die Sendungsverfolgung samt Fotos automatisch gelöscht; die Zustandsprotokolle selbst bewahren wir wie oben beschrieben auf.

9. Cookies und Speicher im Browser

Für Besucher der Website setzen wir keine Cookies und speichern nichts im Browser (kein Local Storage, keine Tracking-Pixel). Deshalb gibt es auf dieser Website auch keinen Cookie-Banner: Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist nur für Speicherungen nötig, die nicht unbedingt erforderlich sind – solche setzen wir nicht ein.

Technisch notwendige Speicherungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, keine Einwilligung erforderlich):

• rex_rexlog – Sitzungs-Cookie, ausschließlich im passwortgeschützten Verwaltungsbereich für angemeldete Mitarbeiter. Zweck: Anmeldung und Schutz vor gefälschten Formularanfragen. Laufzeit: bis zum Schließen des Browsers bzw. automatische Abmeldung nach 8 Stunden Inaktivität. Das Cookie ist verschlüsselt übertragen (Secure), für Skripte nicht lesbar (HttpOnly) und wird nicht an Dritte übermittelt.
• rex_rexlog_remember – nur wenn Sie sich im Verwaltungsbereich anmelden und dabei ausdrücklich „Eingeloggt bleiben“ wählen. Zweck: Sie bleiben auf diesem Gerät angemeldet. Inhalt: ein zufälliger Schlüssel, den unser Server nur als nicht rückrechenbare Prüfsumme speichert. Laufzeit: 30 Tage; das Cookie wird beim Abmelden und beim Ändern des Passworts gelöscht. Verschlüsselt übertragen (Secure), für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), keine Weitergabe an Dritte.
• rex_rexlog_kunde – Sitzungs-Cookie des Geschäftskunden-Portals, nur nachdem sich ein Nutzer dort angemeldet hat. Zweck: Anmeldung. Inhalt: ein zufälliger Schlüssel, den unser Server nur als nicht rückrechenbare Prüfsumme speichert. Das Cookie gilt nur für die Portalseiten unter /kunden/ und gibt keinen Zugang zum Verwaltungsbereich. Laufzeit: bis zum Abmelden oder Schließen des Browsers, spätestens nach 8 Stunden ohne Aktivität bzw. 24 Stunden. Verschlüsselt übertragen (Secure), für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), SameSite=Lax, keine Weitergabe an Dritte.
• __cf_bm (nur bei Bedarf) – Cloudflare kann dieses Cookie zur Abwehr automatisierter Angriffe setzen. Laufzeit: 30 Minuten. Es dient allein der Sicherheit und wird nicht zur Wiedererkennung von Personen genutzt.

10. Empfänger, Speicherdauer und Pflicht zur Bereitstellung

Ihre Daten erhalten nur die Geschäftsführer bzw. berechtigte Mitarbeiter sowie die oben genannten Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Wir verkaufen keine Daten und nutzen keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling. Soweit oben nicht anders angegeben, löschen wir Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- und Steuerrecht) bleiben unberührt. Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig; ohne die als Pflichtfeld markierten Angaben können wir eine Anfrage jedoch nicht bearbeiten.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an [email protected] genügt.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.

Stand: September 2026